Dobře nastavený firemní systém je důležitý

Uspořádali jste školení. Přišla však jen půlka pozvaných zaměstnanců. Zbytek se vymlouvá na důležité schůzky či jiné aktivity. Přesně taková situace je příznakem problémů ve vnitrofiremním systému, na kterých byste měli co nejrychleji zapracovat. Pouze dostatečná motivace a výborné plány nestačí. Pokud správně nefungují firemní procesy, dříve či později skončíte s neúspěchem.

Na každý systém existuje systém. Jak již od začátku správně navrhnout firemní systém a udržet jej v chodu? Zde je několik základních pravidel:

1. Lehce pozměnitelný

Pokud nebude aktuální nastavení vašeho systému ideálně fungovat, měli byste mít možnost snadné změny a úpravy věcí do takové podoby, která vám vyhovuje. To vše nejlépe za plného chodu firmy bez rizika jeho zhroucení.

2. Škálovatelný

Váš systém musí umět růst spolu s vašimi výsledky. Pokud budete mít stokrát více klientů nebo zaměstnanců než ve chvíli, když jste systém spouštěli, měl by to být schopen ustát. Špatný systém je například ten, který stojí pouze na jedné osobě.

3. Efektivní a snadno vysvětlitelný

V tomto případě nemusí stoprocentně platit poučka, že v jednoduchosti je síla. I když je vhodné hledat vždy co nejjednodušší řešení, váš systém může být klidně složitý, ne však za každou cenu. Každý proces musí mít svůj důvod. Pokud takových odůvodněných procesů bude velké množství, vadit to nebude. V každém případě však musí vykazovat vysokou efektivitu.

TIP: Věděli jste, že díky lepším náborovým dovednostem můžete zvýšit obraty ve svém týmu o více než 10%


4. „Blbuvzdorný“

Člověk je pořád jenom člověk, dá se proto předpokládat, že ne vše udělá na 100 %. S tím počítejte již při samotné tvorbě systému. Nastavte procesy tak, aby případné chyby neznamenaly jeho konec, ale aby v jeho rámci mohlo dojít k jejich řešení.

5. Sladěný s cíli

Systém si nastavte tak, aby korespondoval s vašimi dlouhodobými cíli a byl v souladu s plány na jejich dosažení.

Stejně důležitá, jako samotné vytvoření a nastavení pravidel, je ochota lidí tento systém dodržovat. V první řadě jej musí všichni zaměstnanci chápat. Za vysvětlení je vždy zodpovědný vedoucí pracovník. Ve chvíli, kdy zaměstnanci nebudou systém chápat, nemohou jej ani dodržovat.

Loajalita a dodržování systému patří mezi nejdůležitější firemní hodnoty a vy se musíte postarat o to, aby nastaveným způsobem přemýšleli i zaměstnanci. To platí zejména v momentech, kdy je systémové řešení složitější než nesystémové. Proto je nutné jít svým podřízeným příkladem a být k systému za každou cenu loajální.

Pro lepší představu si uveďme dva jednoduché příklady systémových procesů. Oba pocházejí ze strukturálních firem.

ABC

Anička učí Bedřicha, jak má Cilka školit. Základem procesu je slovní hříčka, díky, které je proces velmi snadno pochopitelný. Zároveň je zřejmé, že nám jde o škálovatelnost a růst.

Svatá trojice

Je až s podivem, kolik firem se v dnešní době potýká s problémem nízké účasti na poradách a školeních. Nejhorší je, když se zaměstnance vymluví na schůzku s kolegou, či dokonce klientem. Takové chování však není pouze vina zaměstnance samotného, ale také špatně nastaveného systému. Pokud jste nenastavili jasná pravidla, nemůžete pak zaměstnanci přikázat, aby schůzku zrušil. Ten však nepřijde na poradu, nedozví se nové věci, nebude motivovaný, což zákonitě přivodí pokles výkonnosti.

Řešením je nastavit jednoduchý systém: Na prvním místě je porada, na druhém spolupracovník a na třetím klient. Taková hierarchie důležitosti schůzek dokáže vyřešit nejeden problém. Pokud jste viděli film Já, Robot s Will Smithem v hlavní roli, velmi podobně tam fungují 3 zákony.

Je téměř stoprocentně jisté, že jestli podobné systémové prvky nastavíte, přijde za vámi váš spolupracovník s prosíkem a žádostí o výjimku: „Šéfe, klient mi to dnes přeložil, potřeboval bych odejít z porady o 10 minut dříve.“

Není vám to stále jasné? Chtěli byste poradit nebo se jen dozvědět víc? Kontaktujte nás.
0